Jak vystavit fakturu

Pokud děláte jakýkoli druh práce na volné noze, budete nakonec muset požádat klienty o peníze. Fakturace je zásadní – nedělejte to, nenechte si platit. V tomto článku probereme vlastnosti dobré faktury a poskytneme vám ukázku ke stažení.

Obsah

• Klíčové vlastnosti faktury
• Fine Print

Klíčové vlastnosti faktury

Existuje řada klíčových funkcí, které doporučuji zahrnout do faktur. Dostat zaplaceno co nejrychleji znamená nenechat žádný prostor pro zmatky na straně klienta. Vaše faktura by měla jít přímo k věci a nenechat žádný prostor pro výklad.

FAKTURA
Vaším prvním úkolem je zajistit, aby příjemce přesně věděl, na jaký druh dokumentu se dívá. Většina lidí to dělá tak, že v horní části dokumentu plácnou slovo INVOICE písmem tak velkým, že jej prostě nelze přehlédnout.

Datum a číslo faktury
Dále uveďte datum a jedinečné číslo faktury. Datum vám i klientovi umožní přesně vědět, kdy byla faktura odeslána – užitečná informace v případě zpoždění platby. Jedinečné číslo faktury vám umožňuje konkrétně odkazovat na dokument ve vašich záznamech a při komunikaci s vaším klientem.

Microsoft Word má funkci automatického textu, která umožňuje umístit pole data do dokumentu. Toto pole data se pak aktualizuje dnešním datem při každém otevření dokumentu. Ujistěte se, že toto pole automatického textu nezahrnujete do žádných faktur, které jsou digitálně přenášeny (e-mail, atd.…) klientovi. Nezáleží na tom, že vaše faktura je šest týdnů stará, pokud účetní oddělení vidí dnešní datum pokaždé, když se podívá do souboru.

Odesílatel
Uveďte své (nebo své společnosti) jméno, adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu a faxové číslo. Pokud nastanou problémy, nemělo by být pochyb o tom, jak se s vámi spojit.

Příjemce
Uveďte jméno a adresu osoby nebo organizace, které jsou účtovány poplatky. Zde můžete také uvést telefonní a e-mailové kontaktní údaje.

Popis práce
Rád bych do každé faktury vložil krátký popis zakázky – souhrnné prohlášení popisující přiřazení obsažené v řádkových položkách faktury. Účetní oddělení nemusí být obeznámeno se službami vývoje webu, programováním php a grafickým designem, ale krátký popis, který zní Návrh a vývoj webových stránek pro výroční kampaň společnosti Acme, by měl zodpovědět všechny jejich otázky.

Řádkové položky
Nyní k masu a bramborám. Uveďte každou jednotlivou položku, za kterou je klientovi účtována. Typická faktura obsahuje na každém řádku množství, popis, jednotkovou cenu a součet řádků. Řádkový součet je jednotková cena vynásobená množstvím.

součty
Nakonec uveďte celkovou dlužnou částku – součet součtů každého řádku. Pokud do tohoto součtu započítáváte daň, měli byste zahrnout také samostatné pole s uvedením výše daně.

Fine Print

Jeden aspekt, který jsem na této vzorové faktuře vynechal, je drobný tisk. Možná bude nutné, abyste na konec faktur zahrnuli různé právní předpisy. Toto drobné písmo může obsahovat konkrétní podmínky smlouvy, pro kterou poskytujete fakturu. Je-li to nutné, je zcela na vás, abyste zahrnuli, protože (a) nejsem právník a (b) je to výrazně nad rámec tohoto článku.